総務業務のアウトソーシング実態調査。5割超が経験も委託は3割以内

総務業務のアウトソーシング実態調査

株式会社月刊総務が実施した調査によると、全国の総務担当者のうち、47%が総務業務の一部を外部に委託していることが明らかになりました。しかし、委託を経験していない企業も48.5%に達し、両者は拮抗状態にあります。今回は、この調査から見えてきたアウトソーシングの現状と課題について詳しく解説します。

アウトソーシングの実態

外部に業務を委託している企業は47%ですが、その委託割合は1～3割程度にとどまっており、本格的活用には至っていないことが伺えます。委託の中で最も多いのは「給与・勤怠管理」で54.8%を占めており、今後は「システム運用」や「業務改善・プロセス設計」への期待が高まっています。これは、総務機能のさらなる強化を目指す動きです。

しかし、委託先の約60%は「指示された業務のみ」を行っているという実情があります。これにより、業務設計や運用改善への関わりが薄く、戦略的パートナーシップが築かれていないケースが目立ちます。

アウトソーシングの目的と効果

アウトソーシングの主な目的としては、「業務負担の軽減」が71%と非常に高い割合を示しています。また、約7割がアウトソーシングによって考える業務に割ける時間が増えたと回答。本来の業務に集中できる環境が整いつつあることが伺えます。

ただし、導入にはいくつかの課題も存在します。最も多いのは「業務整理不足」で35.3%。このことは、委託先を選定する前に自社の業務をしっかりと把握しておくことが必要であることを示唆しています。

AI・SaaSの普及とその影響

最近では、約6割の総務担当者がAIやSaaSを活用しているという結果も得られました。しかし、これがアウトソーシングのあり方に大きな変化をもたらしているわけではなく、多くの企業は依然として伝統的な方法に依存している状況です。これからは、AIやSaaSを利用することで内製化を進めると同時に、効果的な外部委託を検討することが求められます。

アウトソーシングを行わない理由

アウトソーシングを実施していない企業の理由としては、「コストが見合わない」が最も多く45.7%を占めています。経営層からの理解不足や情報管理・セキュリティに対する懸念も影響しているようです。

結論

調査結果からは、総務業務のアウトソーシングは進行しているものの、実際に業務の効率化や価値向上に結びついていない場面も多いことが見て取れます。今後、総務としては業務を可視化し、内製・外部委託・テクノロジーの役割をしっかりと設計することが求められます。アウトソーシングは省力化の手段にとどまらず、戦略的な成長につなげるための重要な手法となる可能性を秘めています。総務部門の変革は、これからのビジネス環境においても重要なテーマとなるでしょう。