沖縄ファミリーマートが請求書処理をデジタル化、業務効率を大幅に改善

沖縄ファミリーマートのデジタル化の取り組み

沖縄ファミリーマートが、請求書受取業務の大幅なデジタル化を実現しました。この施策により、業務の効率が向上し、負担の軽減が図られています。ここでは、その具体的な取り組みを紹介します。

背景と導入のきっかけ

沖縄ファミリーマートは沖縄県内に335店舗を展開し、多くの取引先と日々取引を行っています。しかし、請求書の処理においては依然として「紙」での管理が多く、承認に時間がかかるという問題を抱えていました。特に、5〜6名が承認を行う場合、最終的な承認までには3日もの時間が必要でした。また、出社しなければならないケースも多く、経理部門の業務は効率的とは言えない状態でした。

こうした状況を受け、沖縄ファミリーマートは「BP Storage for 請求書受取」というデジタルソリューションを導入しました。これにより、様々な形式の請求書をデジタル化し、業務の効率化を目指したのです。

デジタル化の成果

「BP Storage for 請求書受取」を導入した結果、大きな効果が得られました。まず、承認フローがデジタル化され、リードタイムが3日から1日へと大幅に短縮されました。従来は上長の不在や出社タイミングの違いで書類が滞留していましたが、デジタル化されたことで、外出先からでも承認が可能になりました。これにより、業務を特定の場所に依存せずに行えるようになりました。

次に、請求書1件あたりの処理時間は約10分から2～3分に短縮され、月間では約1,000枚の紙を削減することができました。このデジタル化により、業務負荷の分散と効率化が進み、属人化の解消にも寄与しています。これらの取り組みは、特に月初に多くの請求書が集中する際に、その効果が顕著に現れました。