新しいコンテスト運営SaaS『Kouboプランナー』がチャット機能を追加

『Kouboプランナー』に新たなチャット機能が登場

株式会社公募ガイド社が提供するコンテスト運営のSaaS（Software as a Service）『Kouboプランナー』は、最近「応募者連絡（チャット）機能」を新たにリリースしました。この新機能は、コンテスト事務局が応募者との連絡を効率的に行えるツールで、業務の負担軽減や個人情報の漏洩の防止に寄与しています。

従来の問題点を解決する新機能

コンテストの応募数が多い場合、応募者との連絡業務は膨大になりがちです。その中で、メールでのやり取りや電話連絡を通じて業務が煩雑化し、事務局には大きな負担がかかることが少なくありません。たとえば、以下のような問題が日常的に発生します。

- 返信したメールが相手に届かない場合の対応
- 複数の問い合わせ内容をエクセルで管理することによる手間
- 誤送信による個人情報の漏洩リスク

これらの問題に対して、『Kouboプランナー』のチャット機能が画期的な解決策を提供します。

効率化された応募者とのコミュニケーション

新しい「応募者連絡（チャット）機能」では、応募者は自分のマイページから直接問い合わせを行うことができます。そのため、事務局は未読メッセージを一元的に管理でき、見逃しを防ぐための未読マーク機能も搭載されています。これにより、応募者からの問い合わせに迅速に対応しやすくなります。

また、メールを介した連絡では、相手の迷惑メールフォルダに振り分けられるリスクが常に伴います。しかし、チャット機能によって、応募者は常に自分のマイページでメッセージを確認できるため、メール不着の懸念がありません。

個人情報漏洩リスクの低減

応募者との連絡を行う際に懸念されるのが、コピペミスによる個人情報の漏洩です。旧来の方法では、作品情報や応募者のデータを別のツールでコピペしながら連絡しなければなりませんでした。これに対し、チャット機能では情報管理画面から直接コミュニケーションが可能なので、このようなリスクが大幅に軽減されます。

スピーディーな対応を実現

ビジネスメールでは定型文を使用することが一般的ですが、チャット形式に切り替えることにより、要件が簡潔に伝えられるようになっています。応募者や事務局双方にとって、業務が効率化され、スピーディなやり取りが実現可能です。

実際の活用フロー

「応募者連絡（チャット）機能」の具体的な活用フローは次の通りです。
1. 応募者が自身のマイページから問い合わせを送信します。
2. メッセージは「対応中」のセクションに未読メッセージとして表示されます。
3. チャット形式で問い合わせへの回答を行います。
4. 問い合わせが解決したら「解決済みにする」ボタンを押して終了させます。
5. 解決済みの以前の問い合わせは履歴として残ります。

この機能を利用するには、Kouboプランナースタンダードプランおよびマイページ機能の申し込みが必要です。オンライでコンテストを一元管理できる『Kouboプランナー』は、無料のライトプランから利用可能です。興味のある方は、公式サイトを訪れてみてはいかがでしょうか。